Säännöt Jäsenrekisteriseloste Tietosuojaseloste
KOKKO – KOKKONEN SUKUSEURA RY:n SÄÄNNÖT
1. Nimi
Yhdistyksen nimi on Kokko – Kokkonen Sukuseura ry, kotipaikkana Pihtiputaan kunta. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura.
2. Tarkoitus ja toiminta
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Viitasaaren Koliman kylän Kokkolasta lähtöisin olevan suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi seura pyrkii järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä saattamaan sitä jäsentensä tietoon harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä pitämään luetteloa suvun jäsenistä. Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Sukuseura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.
3. Jäsenet
Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 – vuotta täyttänyt henkilö, joka joko isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avo– tai avioliiton kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä myös muu sellainen henkilö, joka on kiinnostunut sukuseuratoiminnasta. Sukuseuran jäsenet hyväksyy sukuseuran hallitus.
Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta sukuseuran kokouksessa.
Jäseneltä perittävän liittymis– ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää sukuseuran varsinainen sukukokous. Sukuseuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.
Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena.
Sukuseuran jäsenen alle 18 – vuotiaat lapset voivat liittyä sukuseuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksuista ja joilla ei ole äänioikeutta sukuseuran kokouksissa.
Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut sukuseuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksuista.
Jäsenen erottamisesta päättää sukuseuran hallitus. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen sukuseuran kokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle kuukauden kuluessa erottamisesta tiedon saatuaan. Sukuseuran jäsen, joka ei ole vapaa velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan eronneeksi sukuseurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kolmelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.
Sukuseuran jäsenluetteloa pitää sukuseuran hallitus.
4. Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa sukuseuran hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen toimikausi on kahden varsinaisen sukukokouksen välinen aika.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran puheenjohtajaksi, varapuheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran varapuheenjohtajaksi ja viisi muuta jäsentä. Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä sukujen eri haarautumien mukanaoloon hallituksessa. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kolme (jos yht. 7) muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa.
Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.
5. Sukuseuran nimen kirjoittaminen
Sukuseuran nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa.
6. Tilit
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset vuosikokousten väliseltä ajalta on annettava toiminnantarkastajille tarkastettavaksi viimeistään kolme kuukautta ennen seuraavan varsinaisen sukukokouksen pitämispäivää. Toiminnantarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta ennen edellä tarkoitettua kokouspäivää.
7. Sukuseuran kokousten koolle kutsuminen
Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu seuran paikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä ja/tai julkaisemalla kokouskutsu sukuseuran julkaisemassa jäsentiedotteessa.
8. Sukuseuran kokoukset
Sukuseuran sukukokous pidetään joka kolmas (3) vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti – syyskuun välisenä aikana.
Ylimääräinen sukukokous pidetään, kun sukuseuran hallitus niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) sukuseuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Sukuseuran kokouksessa on jokaisella kunniajäsenellä, ainaisjäsenellä , jäsenmaksusta hallituksen päätöksellä vapautetulla varsinaisella jäsenellä ja edellisen jäsenvuoden jäsenmaksun maksaneella varsinaisella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni. Sukuseuran päätökseksi tulee, 10 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.
9. Varsinainen sukukokous
Seuran varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaus
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa;
- valitaan kaksi ääntenlaskijaa;
- hyväksytään kokoukselle työjärjestys;
- esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja toiminnantarkastajien lausunnot varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta;
- päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä;
- vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle kolmivuotiskaudelle , määrätään (liittymismaksu ja) vuotuiset jäsenmaksut seuraaville kolmelle kalenterivuodelle, vahvistetaan talousarvio kolmen seuraavan tilikauden muodostamalle ajanjaksolle;
- valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja viisi muuta jäsentä;
- valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastaja taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa;
- muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian sukuseuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava niin hyvissä ajoissa, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10. Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tullakseen voimaan tehtävä seuran on tehtävä sukuseuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään sukuseuran varat sukuseuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.
11. Muu päätöksen teko
Muussa päätöksen teossa noudatetaan niitä yhdistyslain säännöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä.